Alt Informatique recherche activement d’un.e directeur.trice adjoint.e avec expérience pour renforcer son équipe de direction. La personne sélectionnée sera chargée de fournir un soutien administratif et de coordination, jouant un rôle essentiel dans le bon déroulement de nos opérations quotidiennes et dans l’amélioration continue de nos processus.

Fonctions principales :

• Coordonner le volet administratif des RH (attestation, dossiers d’employés, diffusion des communications, demande de congé, vacances, assurances collectives, formation secouriste, etc.);
• Gestion du cycle complet de recrutement : sites affichage d’emploi, annonces, entrevues de sélections, etc.;
• Soutenir et mettre en œuvre diverses initiatives, programmes et politiques RH (culture d’entreprise, processus d’évaluation annuelle, structure salariale, programme de formation continue, etc.);
• Approbation des feuilles de temps et soumission des paies dans EmployeurD;
• Superviser les dossiers des employés tout en assurant une gestion proactive des situations nécessitant des interventions spéciales, visant à améliorer continuellement le bien-être et les performances au travail;
• Support à la direction et agir en tant que personne-ressource pour l’ensemble des employés;
• Loi 25 : application des politiques internes, gestion des données personnelles selon leur cycle de vie;
• Gérer la conformité en veillant à l’application rigoureuse des procédures et règles internes. Cette tâche inclut la préparation, l’optimisation et la mise en œuvre des processus internes. Responsable du renouvellement annuel des politiques existantes et de la proposition de modifications pertinentes;
• Assurer la logistique des opérations organisationnelles et administratives (commandes de matériel de bureau et uniforme, entretien des locaux, etc.);
• Gérer de façon proactive l’agenda de l’équipe de direction : coordonner les réunions internes et externes, s’assurer du suivi et de la réalisation des décisions prises au cours des rencontres;
• Gestion des contrats d’assurances automobiles, propriétaire et de la bâtisse (renouvellement, certificat d’assurance, etc.);
• Développer et maintenir des relations d’affaires exceptionnelles avec les clients;
• Superviser quotidiennement les services fournis par l’équipe pour garantir et rehausser la qualité, tout en enrichissant l’expérience client;
• Répondre au téléphone, filtrer les appels et les diriger vers les personnes appropriées. Assurer des communications écrites professionnelles avec les clients, sous-traitants et fournisseurs;
• Travailler en collaboration pour préparer divers documents et rapports ainsi que saisir des données tout en garantissant leur précision et leur professionnalisme;
• Réaliser de façon autonome et professionnelle les tâches et projets qui lui sont directement confiés;
• Effectuer la conciliation bancaire, les écritures du journal, et les rapports de taxes sont un atout.

Compétences requises :

• Formation requise : Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou une formation en administration est exigée.
• Expérience essentielle : Minimum de 5 ans d’expérience dans des fonctions similaires est obligatoire.
• Essentiel : excellente maîtrise des outils de la suite MS Office, y compris Outlook, Word et Excel sont indispensable.
• Atout : Connaissance de QuickBooks online est un plus.
• Atout : Connaissance générale en informatique serait bénéfique.
• Capacité à offrir un service à la clientèle exceptionnel, à répondre aux demandes des clients de manière efficace et courtoise;
• Excellentes compétences en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral, pour interagir efficacement avec les clients et l’équipe technique;
• Langues parlées et écrites : Français avancé, Anglais intermédiaire ;

Autres informations :

Il s’agit d’un emploi à temps plein permanent de 32h par semaine, avec un horaire de jour.
Salaire à discuter.